Kako se piše zvaničan mejl?

Ako pišete email profesoru, instituciji ili aplicirate na studije u inostranstvu, na razmenu ili kurs jezika, mejl vam je neophodan. Neophodan je u svakom slučaju. Pored komunikacije na društvenim mrežama ili vajberu – mejl je ostao glavni kanal komunikacije za bilo šta ozbiljno. Poslati mejl je dokument. Mejl je i zvaničan dokaz na sudu ili u bilo kakvom sporu, te je bitno mejl poslati ispravno i temeljno.

Ovaj tekst je posvećen pisanju zvaničnog mejla, jer često vidim u komunikaciji sa mlađim klijentima da nisu sigurni kako treba da formatiraju mejlove i vode korespodenciju (komunikaciju) sa institucijama ili nadređenima. Ništa čudno, nisam ni ja znala u srednjoj školi, a ni na fakultetu – dok mi starije kolege nisu objasnile. Nadam se da će vam par saveta biti od pomoći! Ukoliko se pripremate za online intervju, onda pogledajte ovaj tekst sa super savetima!

Kome se i kako šalje mejl

Ako imate samo jednu osobu, adresu te osobe stavite u TO:

CC: služi da još neko isprati prepisku. Npr. kada pišem studentima koji koriste naše usluge često stavim roditelje u cc. ili kada moja koleginica iz marketinga piše našim partnerima često stavi moj mejl u cc kako bih i ja ispratila protok informacija vezan za naše projekte. Znači cc je za osobu koja prati mejlove, ali ne mora da odgovori nego samo da bude informisana.

Ako šaljete grupni mejl, adrese na koje šaljete bi trebalo staviti u BCC. Tako štitite privatnost drugih i to se smatra osnovnom mejl kulturom. BCC koristite i ako želite da neko pročita vaš mejl, a da primaoci (u to i cc) ne vide da je i ta osoba dobila mejl.

U vremenu screenshot-a (slikanje ekrana) forvardovanje mejlova postalo je izazov. Dešava se da kad zamolim studente da mi proslede tj. forvarduju mejl – dobijem screenshot. Screenshotovi nisu profesionalni i ne šaljite ih: ni direktoru, ni nama, ni fakultetu. Za takve stvari služi prosleđivanje mejla. Sve što je formalna korespodencija znači da mejl treba da forvarduju odnosno prosledite, a ne da ga slikate ili prepričavate. Samo kada se prosledi mejl nego zaista to može da pročita i da vam neko pomogne ili da potrebnu informaciju.

Kako se odgovara na mejl

Prvi i osnovno pravilo je: ODGOVORITE NA MEJL. Bez obzira da li komunicirate sa lokalnim stanovništvom ili sa strancima, mejl kultura jeste da odgovorite na dobijeni mejl ako je naslovljen na vas i nije spam (folder za đubre u mejlu). Druga strana će tako znati da ste dobili mejl, kao i da ste kulturni i kooperativni. Neretko mi se dešava da mi klijenti koji su u mentorskom paketu ne odgovore na mejl, pa moram da ih zovem da vidim da li su videli i pročitali mejl, da li ćemo stići da pošaljemo prijave itd… Zato, potrudite se da odgovorite na svaki važan mejl koji dobijete, jer to je početak svake zdrave poslovne i zvanične komunikacije.

Reply – odgovoriti

Forward – Proslediti

Reply to all – odgovoriti svima (uključujući i adrese koje su u cc dobijenog mejla)

pisanje email — Izbegavajte mobilni telefon ako ste neiskusni sa formalnim mejlovima

Kako se piše mejl na srpskom jeziku

Obraćanje: Poštovani VS Dragi

Ako nekoga niste fizički sreli i obraćate mu se po prvi put:

Poštovani gospodine Ivanoviću / Poštovana gospođo Marinković

Ako ste nekoga fizički sreli i pišete mu po drugi ili n-ti put:

Dragi gospodine Ivanoviću / Draga gospođo Marinković

Obraćanje: Ime VS Prezime

Nema jasnih pravila, uglavnom mlađe oslovljavate imenom a starije prezimenom. Kada pišem mejl našim klijentima, srednjoškolce i studente oslovljavam ličnim imenom a roditelje sa gospođo-gospodine Prezime i uvek na Vi. Oslovljavanje starijih ili nepoznatih ljudi sa ti u mejlu je vrhunsko nepoštovanje i to izbegavajte.

Primer:

Dragi Dejane i draga gospođo Marinković,

Hvala na poslatom mejlu i pitanjima. (uvek se zahvalite na primljenom mejlu)

Pokušaću da odgovorim u nekoliko tačaka:

Studije počinju u septembru

Školarina je 3000 evra godina

Za upis je potreban sertifikat engleskog jezika

Rok za prijavu je 1.jun (budite koncizni i izbegavajte duge, nestrukturisane rečenice)

Ako budete imali još neka pitanja, slobodno me kontaktirajte.

Srdačan pozdrav,
Ana Marija (Ino Edukacija)

Pisanje mejla na engleskom jeziku

Prva bitna stvar je da koristite akademski jezik i izbegavate skraćenice poput thanks, doesn’t, won’t i sl. Akademski mejlovi to ne trpe i bolje je da to ne koristite, osim ako niste bliski sa tom osobom. Što se obraćanja tiče, oko imena i prezima princip je isti kao i na srpskom, a što se tiče prefiksa svi su dear. Ako niste sigurni oko samog teksta, imate puno članaka o tome online na engleskom.

Ako ne znate kome pišete:

Dear Madams and Sirs,

Please allow me to ask you a question as I could not find this information of your website. When is your application deadline?

Thank you in advance. (Zahvalite se)

Kind regards, (Završite mejl kulturno)

Ana Marija Koppert (potpišite se imenom i prezimenom)

Ako znate kome pišete:

Dear Ms. Edwards (izbegavajte dilemu gospođa-gospođica, svi su Ms.)

I am struggling to find the application deadline, can you please tell me which are the dates?

Thank you so much! (zahvaljujte se u svim situacijama)

Ana Marija (Ovde je ok da se potpišete samo imenom)